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EVALUACIÓN CAPACIDAD DE SOCIOS / ALIANZAS

OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES DE LA EVALUACIÓN:

Fundación PLAN le da la bienvenida a nuestro formulario de evaluación de capacidad de socios que se encuentra diseñado a partir de preguntas las cuales deben ser respondidas con total honestidad, no existen respuestas malas ni buenas, pero todas pueden ser verificables (En algunos casos se solicita una breve explicación de las mismas)

Tenga en cuenta que con el diligenciamiento de este formulario no se genera ningún vínculo entre PLAN y su organización, nuestro propósito principal es conocer a nuestros posibles socios o aliados en el corto, mediano o largo plazo.

Por favor asegurarse de responder a todas las preguntas, sin dejar espacios vacíos, así como tener a la mano:

  • RUT con fecha de generación no mayor a 30 días, con todas las páginas que conforman el documento.
  • Certificado de existencia y representación legal con fecha de generación no mayor a 30 días, con todas las páginas que conforman el documento.
  • Últimos estados financieros (comparativos) emitidos por la entidad debidamente firmados y auditados.
  • Copia del documento de identidad del representante legal (importante legible).

Política de Privacidad de Datos

Todos sus datos son tratados de acuerdo con la política de protección de datos de Fundación PLAN; quien como responsable del tratamiento de datos, debe garantizar la protección y debido cuidado en las facultades y garantías que gozan los titulares de la información a la cual accede, por lo que se rige para el desarrollo de la presente Política por lo preceptuado en el Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, adoptando para la política de protección de datos que contiene no solamente las disposiciones generales sobre la administración de la información, sino el procedimiento mediante el cual se llevará a cabo su tratamiento y los diferentes escenarios o etapas en que éste se surtirá desde la forma en que el titular de la información debe autorizar el acceso a la misma, su circulación y destinación, hasta los medios con que cuenta para reportar abusos o indebido manejo de las bases de datos en la cuales reposa su información personal, tales como pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y delitos informáticos a que está expuesto este recurso. Al diligenciar este formato usted acepta el tratamiento de datos.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD:


1. Evaluación Organizacional (el propósito es establecer que la organización es una entidad legal y está alineada con el propósito de Fundación PLAN y sus principales políticas).


2. Evaluación de Talento Humano (el propósito es establecer que la organización cuenta con direccionamiento en lo referente a talento humano):


3. Financiación, alianzas y subvenciones (por subvención se refiere a cantidad de dinero que se concede a una persona, una entidad o una institución como ayuda económica para realizar una obra o para su mantenimiento, especialmente la que se recibe del Estado o de un organismo nacional o internacional)


Proyecto Socio (si se implementó con algún socio) Donante: Periodo:
1
2
3
Años financieros Ingresos totales por año $COP Gastos totales por año $COP
1
2

4. Sistema Contable y controles internos (el propósito de estas preguntas es asegurar que las transacciones y los movimientos son registrados correctamente en el sistema contable y estos cuentan con controles internos para su correcta aplicación)


5. Políticas y Procedimientos Contables y Financiera (El propósito es validar la existencia de controles para salvaguardar que los recursos sean correcta y efectivamente usados, y transmitir confianza en los informes financieros y operativos presentados a las partes interesadas)


Resultados y conclusiones de la Evaluación Contable puntos 4 y 5 (Para uso exclusivo de Fundación PLAN)

6. Control de propiedades (El propósito es monitorear recursos y su utilización de acuerdo con políticas y procedimientos establecidos)


Descripción de activos Valor en $COP
1
2
3
4
5
6
Resultados y conclusiones de la Evaluación Control de activos (Para uso exclusivo de Fundación PLAN).

7. Viajes (El propósito es asegurar que todos los viajes sean completamente autorizados y que cumplan adecuadamente con los requerimientos del donante. Los viajes son un punto crítico puesto que los donantes solo financian lo que han aprobado en su presupuesto.)


Resultados y conclusiones de la Evaluación Control de viajes (Para uso exclusivo de Fundación PLAN).

8. Tecnología de información (El propósito es conocer con que equipos de tecnología cuenta la organización)


Resultados y conclusiones de la Evaluación Tecnología de información (Para uso exclusivo de Fundación PLAN).

9. Calidad del Programa.


Nombre del programa o proyecto Zona Geográfica de implementación Fecha de inicio Fecha de terminación Personal del proyecto (#) Monto del proyecto $COP Donante
1
2
3
4
5
Resultados y conclusiones de la Evaluación Calidad de programas (Para uso exclusivo de Fundación PLAN).

POLÍTICA DE SALVAGUARDA

Herramienta de evaluación de socios de la Política de salvaguarda de niña, niño, adolescente y jóven (PSNNAJ) de Plan International

Esta herramienta da respuesta al estándar

BS 1.1. Todos los socios potenciales son evaluados en función de su capacidad y compromiso para salvaguardar a las niñas, niños, adolescentes y jóvenes en toda su diversidad y esto informa la decisión de trabajar con el socio y el nivel de apoyo requerido. 

Un primer paso en la colaboración con los socios consiste en evaluar al socio potencial, incluyendo su compromiso con la protección de las niñas, niños, adolescentes y jóvenes en toda su diversidad y su capacidad para mantenerlas seguras/os y protegidas/os en todos los aspectos de su trabajo. Esta herramienta puede utilizarse para orientar la evaluación del alcance de los controles internos existentes necesarios como mínimo para garantizar que se mitigan los riesgos de la Política de Salvaguarda de la NNAJ (niña, niño, adolescente y jóven) en las operaciones, procesos y programas del socio y, por tanto, una evaluación de los niveles de riesgo de la Politica de Salvaguarda. Los resultados de la evaluación deben utilizarse para elaborar la "Lista de verificación de la evaluación mutua de los socios" por el área que vaya a realizar el asocio, ejemplo si se identifica en formulacion, será el área de movilización de recursos; una vez el proyecto esta siendo implementado y se identifica un posible socio o aliado, es desde el área que implementa; esta evaluacion se utiliza para informar la decisión sobre si Fundación PLAN debe trabajar con el socio. Este proceso de selección de socios se rige por las normas y herramientas de asociación del programa (identificar el nombre del programa, proyecto para el cual se está realizando la evaluación del socio) no es una decisión que tome la unidad de la Política de Salvaguarda o el equipo de salvaguarda. Más bien, la evaluación de las capacidades del socio entra en el proceso general. Tenga en cuenta que, aunque se considere que un socio no cumple con las expectativas de Plan International en relación con la Politica de Salvaguarda esto no significa que no vayamos a trabajar con él; el objetivo de la evaluación es contribuir al proceso general de evaluación del socio e identificar los riesgos y las deficiencias de la Política que deberán tenerse en cuenta y abordarse en consecuencia. Esta herramienta se basa en una versión condensada de las normas e indicadores de salvaguarda de la herramienta de certificación Keeping Children Safe, que a su vez se derivan de las normas de aplicación de la Política de Salvaguarda de Plan International.

¿Cómo utilizar esta herramienta?
Puede trabajar con la persona representante de la entidad socia para completar esta herramienta y/o solicitar que la complete para su evaluación/análisis posterior.

1. Evaluación de la aplicación de la salvaguarda
Esta hoja de trabajo contiene 10 indicadores mínimos de cumplimiento de Salvaguarda de Niñas, niños, adolescentes y jóvenes que se espera que estén en funcionamiento para evaluar la capacidad del socio potencial para mitigar los riesgos. Complete la hoja de trabajo seleccionando una de las opciones de respuesta: Cumplido o parcialmente cumplido o no cumplido o N/A.

2. Perfil de riesgo de protección
El perfil de riesgo de la Política de Salvaguarda ayuda a dar una indicación del nivel de riesgos de la política de salvaguarda alos que probablemente se enfrente la entidad socia potencial en función del contexto local en el que trabaja. El perfil de riesgo pide a dicha entidad potencial que evalúe los riesgos en tres categorías diferentes: riesgo del programa, problemas de personal y riesgos externos de protección de las niñas, niños, adolescentes y jóvenes. El perfil de riesgo del socio de la Política de Salvaguarda influirá en la interpretación de la evaluación de la Política. Por ejemplo, un socio corporativo, como un hotel, con pocos o ningún procedimiento de la Política de Salvaguarda, puede tener una calificación alta para la evaluación de Política, pero un perfil de riesgo ya que no realiza un trabajo directo con niñas, niños adolescentes y jóvenes ni participa en la programación y el trabajo de influencia. Sin embargo, un socio que ejecute un programa de protección de la infancia con niñas, niños, adoelscentes y jóvenesque residan en el lugar puede tener un perfil de riesgo alto aunque tenga una política/un procedimiento en vigor.

3. Resultados de la evaluación de salvaguarda de los socios:
Los resultados de la evaluación se interpretan en la página de evaluación.




Evaluar si la organización establece una política clara que describa su compromiso con la promoción del bienestar de las NNAJ (niña, niño, adolescente y jóven) , la protección y la prevención de daños (abusos) y la creación de un entorno seguro y positivo para las NNAJ en toda su diversidad, en el que se respeten sus derechos y se les trate con dignidad y respeto en todo momento.
Evaluar que la organización comunica claramente sus compromisos para mantener a las NNAJ en toda su diversidad seguros y protegidos, incluyendo las responsabilidades y expectativas que pone en el personal, los asociados, a través de las políticas, procedimientos y orientaciones pertinentes, y que el personal y los asociados (y otras partes interesadas pertinentes, incluidos las NNAJ ) son apoyados en la comprensión y la actuación en línea con estos.
Evaluar que la organización garantiza un entorno seguro para niñas, niños, adolescentes y jóvenes mediante un proceso sistemático de planificación y aplicación de medidas de protección/salvaguarda
Evaluar si la organización cuenta con medidas y mecanismos para el seguimiento y la revisión de las medidas de protección y para garantizar la responsabilidad ascendente y descendente en relación con la protección/salvaguarda.

PERFIL DE RIESGO DE SALVAGUARDA

El uso de la expresión "su/s programa/s" en el texto se refiere a los programas o proyectos que usted puede gestionar, financiar o apoyar de alguna manera.


A. Perfil de riesgo de la salvaguarda del programa.

Evaluar los riesgos particulares de NNAJ en sus programas.

1. Estime el nivel de participación de los niños y jóvenes en sus programas/proyectos de la siguiente manera:

B. Perfil de riesgo de la protección del personal.

Evaluar los riesgos de la PSNNAJ (Política de Salvaguarda de niña, niño, adolescente y joven) en relación con los niveles de personal/recursos y la rotación (es decir, la proporción de estas personas que han abandonado la organización en el período sobre el que se informa).

2. Estime los siguientes niveles dentro de su organización:

Evaluación de los riesgos de la PSNNAJ (Política de Salvaguarda de niña, niño, adolescente y joven)en relación con las competencias del personal especializado

3. Responda: 'si', 'parcialmente' o 'no'

C. Salvaguarda externa Riesgos para las niñas, niños, adolescentes y jóvenes.

Evaluar el nivel de riesgos para los niños y jóvenes de su país en general, es decir, los factores generales del entorno externo que ponen en riesgo a los niños y jóvenes en general.

4. Teniendo en cuenta los factores generales del entorno externo que ponen en riesgo a las NNAJ en general, ¿cómo describiría la infraestructura, el apoyo prestado y los riesgos de la PSNNAJ?
Nota: al responder a la categoría 4, por favor, considere: los principales problemas de protección a los que se enfrentan las NNAJ (incluyendo las prácticas habituales/aceptadas culturalmente que pueden ser perjudiciales para las NNAJ); la eficacia de los sistemas judiciales/de bienestar para la protección de las niñas, niños , adolescentes y jóvenes; el cumplimiento/aplicación/eficacia de la legislación que regula la protección de las niñas, niñas, adolescentes y jóvenes; la presencia y la eficacia de los mecanismos informales/comunitarios de protección de las NNAJ; la presencia y la eficacia de los organismos (ONG, sanidad, gobierno) que gestionan los problemas de protección de las NNAJ y si son eficaces.

Excelente infraestructura con apoyo, las niñas, niños, adolescentes y jóvenes no son significativamente vulnerables al abuso/explotación.
Buena infraestructura y apoyo, algunas preocupaciones sobre la vulnerabilidad.
Infraestructura y apoyo deficientes, las NNAJ son especialmente vulnerables.

Alto/Rojo

Existe una alta/cierta probabilidad de que se produzca un problema de PSNNAJ con un alto impacto/gravedad. El socio potencial requiere una acción urgente y la asignación de recursos para implementar un plan de reducción de riesgos de salvaguarda.

Medio/Amarillo

Existe una probabilidad razonable de que se produzca un problema de PSNNAJ o de que se materialice el riesgo. El socio potencial requiere una atención y un seguimiento centrados en reducir la exposición al riesgo de los menores.

Bajo/Verde

Existe una probabilidad muy baja de que se produzca o materialice un problema de PSNNAJ. No se requiere una acción urgente, pero se espera que el socio potencial aborde las deficiencias identificadas.

RESUMEN DE EVALUACIÓN Y RECOMENDACIONES

Ítem evaluados Calificación Comentarios

RESPONSABLES DE CONTACTO DIRECCIÓN DE COPERACION

# Nombre y apellido Cargo
1
2
3

RESPONSABLES DE CONTACTO DIRECCIONES DE DESARROLLO/ACCIÓN HUMANITARIA

# Nombre y apellido Cargo
1
2
3

RESPONSABLES DE CONTACTO GERENCIA NACIONAL DE PATROCINIO

# Nombre y apellido Cargo
1
2
3

RESPONSABLE DE REVISIÓN DE LA EVALUACIÓN – ASEGURAMIENTO CALIDAD Y CONTROL

# Nombre y apellido Cargo
1
2
3

ANEXOS.

Consulta del RUES

VALIDACIÓN DE CAPACIDAD FINANCIERA.

CAPITAL DE TRABAJO

ENDEUDAMIENTO

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